Was aus dem privaten Alltag kaum mehr wegzudenken ist, greift in der Gemeindearbeit noch nicht vollumfänglich um sich: die Digitalisierung.
Viele wünschen sich eine bürgernahe und effiziente Verwaltung, die Realität ist jedoch weiterhin geprägt von Behördenwegen zu Fuss, Warte-Tickets, viel Geduld sowie Terminvergaben. Das ist besonders für Verwaltungsmitarbeiter:innen ein großer Aufwand, da vieles noch manuell und auf Papier stattfindet. Und das obwohl ein Großteil der Bürger:innen und auch Gemeinderät:innen digitale, in der Bedienung einfache Services fordert und viele Gemeinden bereits die Chancen der Digitalisierung erkennen.
Wieso gibt es ausgerechnet in der Gemeindearbeit so großen Nachholbedarf?
Welche Bereiche für die digitale Gemeindearbeit sehr gut geeignet sind
Nicht jede Angelegenheit in der Gemeindeverwaltung lässt sich reibungslos digitalisieren – es arbeiten immerhin noch Menschen mit Menschen und sind für Bürger:innen persönliche Ansprechpartner bei ihren Anliegen. Oder sagen wir, im besten Fall ist es so. Und dennoch: besonders in der Verwaltung lässt sich mittels digitaler Hilfsmittel die Arbeit wesentlich vereinfachen.
Die eigentlichen Held:innen in der Verwaltung sind Personen, die die Sitzungsarbeit in Gemeinden erledigen. Eine in der Öffentlichkeit kaum wahrgenommene, aber wichtige Position, um das Weiterkommen der Gemeinschaft zu sichern. Verwaltungsmitarbeiter:innen sorgen für einen reibungslosen Ablauf und stellen die wichtigsten Informationen, Dokumente und Protokolle bereit. Oftmals nur durch ihren Einsatz können Gemeinderät:innen gute Entscheidungen treffen und ihre Gemeinden so Sitzung für Sitzung unterstützen und weiterentwickeln.
Bei vielen Akteuren in einzelnen Akten und Angelegenheiten ist es nicht einfach, den Überblick zu behalten. Schriftverkehr, Recherche, Kontrolle und auch persönliche Gespräche von Beteiligten müssen berücksichtigt werden. Das ist viel Verantwortung und sollte digital unterstützt werden, um die Arbeit nachvollziehbar und zugänglich zu gestalten. Eine unterschätzte Herausforderung.
Die eigentlichen Held:innen in der Verwaltung sind Personen, die die Sitzungsarbeit in Gemeinden erledigen.
Nicht jede Gemeinde hat die finanziellen Ressourcen, um von Anfang an alles umzusetzen. Mittlerweile gibt es jedoch wirklich gute standardisierte Lösungen, um Schritt für Schritt Bereiche der Gemeindearbeit online anbieten zu können – Modul für Modul und mit einer sehr guten Kostenbilanz.
Sitzungsarbeit der Zukunft:
einfach und effizient!
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Wie es andere Gemeinden geschafft haben
Die Stadt Aarau hat diesen Schritt-für-Schritt Plan mit uns realisiert. Mittlerweile wird die Sitzungsarbeit in der Stadtverwaltung vollständig digital abgewickelt. Das hat zu einer wesentlichen Verbesserung in der Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen geführt und der Informationsfluss verläuft reibungsfreier. Außerdem können Tagesordnungspunkte sowie Dokumente mit den Suchmöglichkeiten einfacher gefunden werden und die aktuellen Daten stehen jederzeit zur Verfügung.
Die Abwicklung der Geschäfte in Sitzungen des Stadtrats (Exekutive) und des Einwohnerrates (Legislative) werden mittels unserer Lösung optimal unterstützt. Sowohl Behördenmitglieder als auch Ratsmitglieder können somit orts- und zeitunabhängig die Sitzungsvorbereitung erledigen.
Das Ende der Papierflut konnten wir damit gemeinsam erfolgreich umsetzen!
Ein wesentlicher Baustein dabei wird PLENUM sein – die einfachste Lösung für digitale Sitzungsarbeit. Mit der bevorstehenden Einführung können Sitzungen effizient organisiert werden, Sitzungsdaten und -dokumente werden zentral verwaltet und alle haben auch wieder Zeit für die eigentliche Verwaltungstätigkeit.
Wenn Sie sich für digitale Sitzungsarbeit interessieren und noch unsicher sind, wo genau gestartet werden kann und wie der Prozess dazu aussieht – unsere Kolleg:innen beraten Sie gerne dazu und gemeinsam wird nach einer Lösung gesucht oder in einer Demo PLENUM vorgestellt.
